A ata da assembleia de condóminos

O n.º 1 do artigo 1.º não deixa margem: «São obrigatoriamente lavradas atas das assembleias de condóminos, redigidas e assinadas por quem nelas tenha intervindo como presidente e subscritas por todos os condóminos nelas presentes.»

A frase distribui três papéis. Lavrar a ata é obrigatório em toda e qualquer assembleia. Redigi-la e assiná-la cabe a quem interveio como presidente da reunião — não necessariamente ao administrador, que pode nem presidir. E subscrevê-la cabe aos condóminos presentes. Daqui decorre uma consequência prática logo no início da reunião: se ninguém for designado presidente, falta a pessoa a quem a lei atribui a redação e a assinatura.

«Assinada» e «subscrita» são atos distintos no mesmo artigo: a assinatura é a de quem presidiu, a subscrição é a dos presentes. É por isso que o n.º 7 fala em subscrição quando admite a declaração enviada por e-mail.

O n.º 2 fixa o conteúdo mínimo: a ata «contém um resumo do que de essencial se tiver passado na assembleia de condóminos, indicando, designadamente, a data e o local da reunião, os condóminos presentes e ausentes, os assuntos apreciados, as decisões e as deliberações tomadas com o resultado de cada votação e o facto de a ata ter sido lida e aprovada».

Dois destes elementos são os que mais faltam nas atas reais. O primeiro é a lista dos ausentes: sem ela não se sabe a quem tem de ser feita a comunicação de 30 dias do artigo 1432.º, n.º 9. O segundo é o resultado de cada votação — não «foi aprovado», mas quantos votos e que valor representam, que é o que permite verificar se a maioria exigida por lei foi atingida.

O advérbio «designadamente» diz que a lista não é fechada, e há coisas que compensa registar sempre: o endereço de quem pediu para ser convocado por e-mail (artigo 1432.º, n.º 2) e o montante das contribuições anuais com a data de vencimento (artigo 6.º, n.º 1).

Foi aqui que a Lei n.º 8/2022 mudou o trabalho do dia a dia. O n.º 6 admite duas formas de assinar e subscrever: «por assinatura eletrónica qualificada ou por assinatura manuscrita, aposta sobre o documento original ou sobre documento digitalizado que contenha outras assinaturas». A segunda metade da frase é a que resolve o problema da folha que anda de porta em porta: permite recolher assinaturas em série, sem juntar toda a gente na mesma sala.

O n.º 7 vai mais longe e dispensa a assinatura: «vale como subscrição a declaração do condómino, enviada por correio eletrónico, para o endereço da administração do condomínio, em como concorda com o conteúdo da ata que lhe tenha sido remetida pela mesma via, declaração esta que deve ser junta, como anexo, ao original da ata.»

São quatro requisitos, e todos contam: a ata remetida ao condómino por e-mail; a declaração enviada por e-mail; para o endereço da administração do condomínio; e junta como anexo ao original da ata. Uma mensagem guardada apenas na caixa de correio do administrador não cumpre o último.

O n.º 8 atribui a escolha à administração: cabe-lhe escolher um ou vários dos meios previstos e definir a ordem de recolha, «a fim de assegurar a aposição das assinaturas num único documento».

A assinatura eletrónica de que o n.º 6 fala é a qualificada. Uma imagem de assinatura colada num PDF não é uma assinatura eletrónica qualificada.

O n.º 3 é a norma mais importante do artigo e a menos conhecida: «A eficácia das deliberações depende da aprovação da respetiva ata, independentemente da mesma se encontrar assinada pelos condóminos.»

Tem duas leituras, e ambas são úteis. A primeira: enquanto a ata não estiver aprovada, a deliberação não produz efeitos — não há quota exigível nem obra adjudicada. A segunda: aprovada a ata, a falta da assinatura de um condómino não trava nada.

O n.º 4 estende o alcance para fora do condomínio: «As deliberações devidamente consignadas em ata são vinculativas tanto para os condóminos como para os terceiros titulares de direitos relativos às frações.» E o n.º 5 fecha o ciclo do lado de quem guarda: incumbe ao administrador, ainda que provisório, guardar as atas e facultar a respetiva consulta a uns e a outros.

Circula com frequência a ideia de que a lei fixa um prazo para enviar a ata aos condóminos. O artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 268/94 não fixa prazo nenhum para esse envio — nem 10, nem 15, nem 30 dias. O que impõe é que a ata seja lavrada, contenha o que o n.º 2 enumera, e seja guardada e facultada à consulta.

O prazo de 30 dias que existe é outro e tem outro objeto: pelo artigo 1432.º, n.º 9, do Código Civil, as deliberações têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de receção ou por correio eletrónico, aplicando-se neste caso as condições dos n.os 2 e 3 do mesmo artigo.

Feita a comunicação, o ausente tem 90 dias após a receção para comunicar por escrito o seu assentimento ou a sua discordância (n.º 10), e o silêncio é considerado como aprovação (n.º 11) — mas só vale como aprovação se a comunicação tiver sido feita. Do lado da execução, as deliberações não impugnadas são executadas pelo administrador no prazo máximo de 15 dias úteis, ou no prazo que a assembleia fixar, salvo impossibilidade devidamente fundamentada (artigo 1436.º, n.º 1, alínea i)).

Não haver prazo legal de envio não é um convite a não enviar. É a comunicação do artigo 1432.º, n.º 9, que faz correr o prazo de reação de quem faltou — e, sem ela, esse prazo não começa a contar.

Uma ata pode servir de base à execução, mas só se contiver dois elementos precisos. O n.º 1 do artigo 6.º exige que a ata da reunião que tiver deliberado o montante das contribuições mencione «o montante anual a pagar por cada condómino e a data de vencimento das respetivas obrigações».

Reunidos esses requisitos, o n.º 2 diz que essa ata «constitui título executivo contra o proprietário que deixar de pagar, no prazo estabelecido, a sua quota-parte», e o n.º 3 acrescenta os juros de mora à taxa legal e as sanções pecuniárias aprovadas em assembleia ou previstas no regulamento. É por isto que a redação do ponto do orçamento não é uma formalidade: uma ata que aprove «o orçamento apresentado» sem inscrever o montante anual por condómino e a data de vencimento não reúne os requisitos do n.º 1.

O guia de cobrança de dívidas percorre o resto do artigo 6.º — o prazo de 90 dias para instaurar a ação e o limiar do indexante dos apoios sociais.

A assembleia só pode decidir sobre o que constava da ordem de trabalhos da convocatória (artigo 1432.º, n.º 4). Quando isso não acontece, ou quando a deliberação é contrária à lei ou a regulamento anteriormente aprovado, ela é anulável a requerimento de qualquer condómino que a não tenha aprovado (artigo 1433.º, n.º 1).

Os prazos são curtos, e contam-se da deliberação para quem esteve presente e da comunicação para quem faltou. O Decreto-Lei n.º 268/94 não regula a retificação de uma ata já aprovada: o que a lei regula é a reação à deliberação em si, pelo artigo 1433.º, e o registo correto do que se passou, pelo n.º 2 do artigo 1.º.